Berkembangnya Indonesia dewasa ini sebagai destinasi wisata mendorong maraknya pelaksanaan beragam event di Indonesia. Hal ini membuat jumlah event organizer di Indonesia semakin bertambah setiap tahunnya. Adapun event organizer merupakan industri yang sangat bergantung akan kreativitas, tanggung jawab, dan dedikasi dari seluruh tenaga kerjanya.

Kesuksesan pada suatu event tidak hanya bergantung pada kemampuan untuk mengonsep dan mengeksekusi pengalaman yang tak terlupakan, tetapi juga pada kekuatan tim di belakang layar. Strategi pengadaan sumber daya manusia (SDM) memiliki peranan penting dalam membentuk kekuatan dan dinamika tenaga kerja. Dalam hal ini, human resource management seringkali menerapkan konsep ‘The Right Man on The Right Place’.

Dalam Bahasa Indonesia, ‘The Right Man on The Right Place’ memiliki arti orang yang tepat di tempat yang tepat. Pada dunia manajemen sumber daya manusia, kalimat tersebut memiliki arti menempatkan orang yang tepat pada posisi yang tepat dalam sebuah organisasi / perusahaan.
Konsep ‘The Right Man on The Right Place’ tidak hanya diterapkan pada tenaga kerja tetap dari sebuah event organizer, namun juga pada tenaga kerja lepas event. Peraturan Dirjen Pajak Nomor 16/PJ/2016 pasal 1 ayat 11 mendefinisikan tenaga kerja lepas sebagai pegawai yang hanya menerima penghasilan apabila pegawai yang bersangkutan bekerja, berdasarkan jumlah hari bekerja, jumlah unit hasil pekerjaan yang dihasilkan atau penyelesaian suatu jenis pekerjaan yang diminta oleh pemberi kerja. Tenaga kerja lepas seringkali dikenal dengan sebutan freelancer. Dalam sebuah event, tenaga kerja lepas seringkali dibutuhkan sebagai man power tambahan pada hari-h menjalankan acara.

PT. Waku Waku Familia selaku salah satu event organizer di Indonesia tidak luput dari kebutuhan akan tenaga kerja lepas saat event. Didirikan pada tahun 2022, PT. Waku Waku Familia merupakan event organizer yang telah berkarya di bidang exhibition dan special event. Adapun event yang rutin diselenggarakan adalah Waku Waku Festival.
Waku Waku Festival merupakan bazar bertemakan kebudayaan Jepang dengan side event berupa music performance, meet & greet, dan cosplay competition. Event ini memiliki target pengunjung dari komunitas dan pecinta budaya Jepang dan telah dihadiri oleh lebih dari 10.000 pengunjung setiap event nya. Sejak 2023, PT Waku Waku Familia telah melaksanakan dua festival, Waku Waku Festival Vol.1 dan Waku Waku Festival Vol.2. Tahun ini, Waku Waku Festival akan dilaksanakan kembali pada 25 - 26 Mei 2024 di SMESCO Outdoor & Indoor Arena. 

Dalam wawancara pra-penelitian yang dilakukan oleh peneliti, peneliti melihat bahwa Waku Waku Festival menggunakan banyak tenaga kerja lepas dalam setiap eventnya yang diadakan satu sampai tiga kali setiap tahunnya. Mengingat seringnya dilakukan pengadaan tenaga kerja lepas pada Waku Waku Festival, maka peneliti tertarik untuk mengetahui lebih dalam terkait proses pengadaan tenaga kerja lepas yang diterapkan oleh Waku Waku Festival serta melihat apakah proses pengadaan tersebut sudah sesuai dengan teori yang ada terkait pengadaan sumber daya manusia. Dalam penelitian ini, peneliti ingin mengkaji serta menganalisis lebih dalam pengadaan tenaga kerja lepas pada Waku Waku Festival Vol. 3, khususnya pada tahap rekrutmen,  seleksi, dan penempatan.